Como lançar um evento online

Como Lançar Um Evento Online - Videalize Produtora de Vídeo em São Paulo

Da preparação até o lançamento, existem várias etapas que devem ser seguidas. Mas, por onde começar? Se você quer saber como lançar um evento online, chegou ao lugar certo.

Aqui na Videalize, cuidamos de eventos online de grandes marcas e personalidades. Desde antes da pandemia, já atuamos ao lado de diversos parceiros para criar eventos incríveis e experiências digitais inesquecíveis. Diante da situação atual, mesmo quem optava pelos eventos presenciais está usando o ambiente digital. E, para ter o mesmo sucesso, é preciso saber fazer acontecer.

Como lançar um evento online, afinal?

Há todo um trabalho de planejamento e divulgação, tal qual acontece com eventos presenciais. A diferença é que é preciso considerar uma estrutura diferente. Ao invés de se preocupar com um palco, um auditório e o número de espectadores possíveis, você deve se concentrar na plataforma utilizada, onde acontecerá a transmissão, além da tecnologia envolvida.

Sobre a Plataforma: não tem erro, a Plataforma Online da Videalize é a escolha certa para o seu evento. Ao decorrer do texto, você entenderá o porquê.

Em relação à transmissão: ela pode acontecer através das redes sociais ou mesmo no seu site, ou direto do YouTube. Você escolhe!

Sobre a tecnologia: a Videalize também providencia toda a estrutura tecnológica que você precisa para criar um evento online de sucesso. Desde o conteúdo até o pessoal e equipamentos, nós cuidamos de tudo.

1 – Invista bastante tempo no planejamento

Planejar faz a diferença. Quando você improvisa demais, corre o risco de criar um efeito dominó, onde tudo acaba saindo “na sorte”. Essa não é uma boa ideia, mesmo que você seja excelente em improvisar.

Crie um planejamento detalhado, lembre-se que a Internet é sem fronteiras, o que significa que você pode ter centenas de milhares de espectadores simultâneos, diferentemente de um evento presencial. Para engajar todo mundo, será preciso:

  • Um bom conteúdo
  • Minutagem bem definida
  • Uma plataforma que atenda suas necessidades e do público
  • Salas simultâneas (caso haja mais de um palestrante ou atração)
  • Entre outros detalhes

É importante conhecer bem o público e o conteúdo que será apresentado no evento. Assim, você pode criar um cronograma bem detalhado, que te ajuda a ter uma visão mais ampla do que deverá ser feito. Foque no que agrega valor à experiência do espectador e na estrutura do evento em si.

2 – Conheça seu público-alvo

Se você já preparava eventos presenciais, certamente já conhece seu público-alvo e entende, mesmo que minimamente, o seu comportamento na internet. Isso deverá facilitar as coisas e poderá nortear o lançamento do seu evento digital.

Agora, se você está fazendo isso pela primeira vez, ou já criou eventos antes, mas falhou, vale a pena sentar e estudar seu público-alvo mais a fundo. Que tipos de eventos essa audiência consome? Que redes sociais utiliza? Como você descreveria sua rotina, e com base nisso, em que horário essas pessoas usariam a Internet?

Saber as respostas para essas perguntas é fundamental para criar conteúdo e veicular anúncios no lugar certo e na hora certa. Além de ajudar a economizar um bom dinheiro, maximiza a efetividade das suas estratégias.

Por melhor que seja seu planejamento, ainda é preciso que você fale a língua do público-alvo. Não adianta criar um evento incrível, se ele não for o que a audiência procura. Foque nas necessidades da sua audiência e em como você pode ajudar – e lucrar – com isso.

3 – Planeje um cronograma de ações digitais

Conteúdo de qualidade faz a diferença. Meses antes do seu evento acontecer, é preciso abrir as inscrições e começar a divulgação. Isso ajuda a aquecer e preparar a audiência, ao mesmo tempo que você já garante as inscrições, sejam elas pagas ou gratuitas.

Veja, isso pode acontecer dois meses antes do lançamento, quatro meses ou até mais. Depende do que você planeja e da receptividade da sua audiência. Se a sua marca e o seu evento forem conhecidos, gerar buzz será muito mais fácil. Agora, se for algo recente ou iniciante, é preciso ter muito cuidado e explorar um período mais curto.

O motivo disso é muito simples. Quem não tem experiência em criar conteúdo dificilmente será capaz de planejar algo a longo prazo e manter a audiência aquecida com e-mails e mensagens periódicas. É fácil cair em armadilhas e deixar o conteúdo repetitivo ou até desinteressante, culminando no esquecimento do público e até mesmo no cancelamento de inscrições.

Toda a programação de postagens deve ser pensada de maneira cuidadosa, para gerar repercussão. Assim, quem estiver interessado fica confiante de que vai ter seus questionamentos resolvidos.

Conforme a data do evento se aproxima, é uma boa ideia criar grupos de WhatsApp com os inscritos, onde as mensagens são bloqueadas. Apenas você e outros administradores podem publicar novidades, que podem incluir descontos em produtos, informações sobre o evento e até definir horários para gerar discussão. Isso aquece o público e garante que seus espectadores estejam engajados.

Enviar lembretes semanais sobre o evento também é uma boa ideia.

4 – Foque em uma boa divulgação

Lançar um evento digital é, em alguns aspectos, como o lançamento de um filme. Nem mesmo as maiores produtoras e distribuidoras do planeta criam filmes sem divulgar prévias.

Sempre há pelo menos dois ou três trailers, alguns comerciais mais curtos e vídeos de bastidores, conversas com o elenco e a equipe de produção. Isso ajuda a gerar buzz e o chamado “hype”. Você deve fazer o mesmo com seu evento online. Crie prévias, fale sobre os preparativos ao vivo, desenvolva conteúdo para as redes sociais e envie por e-mail também.

5 – A tecnologia é sua amiga

A principal dica aqui é usar a Plataforma Online da Videalize. Com ela, você não fica sobrecarregado e garante a gestão completa do seu evento de forma descomplicada, com tudo que você precisa para ter sucesso.

Credenciais online

Com a Plataforma Online da Videalize, você controla quem entra e assiste ao seu evento através de crachás virtuais, fáceis de gerenciar e distribuir.

Emissão automática de certificados

Por que se preocupar com a emissão de certificados após o fim do evento? A Plataforma Online da Videalize gera tudo de forma automática, de acordo com quem se inscreveu e participou do seu evento.

Chat com moderação

Um dos maiores obstáculos do sucesso de um evento online é o chat descontrolado e sem engajamento com os usuários. Felizmente, nossa Plataforma Online permite moderar o chat com muita facilidade e interagir com os espectadores na hora certa.

Integração com soluções de pagamento e venda

Quer vender um produto ou serviço que vai de encontro com o evento online? Sem problemas. Nossa Plataforma Online se conecta às melhores soluções de pagamento do mercado e facilita muito a sua venda.

Palestrantes simultâneos

Se você planeja um evento online com várias pessoas e especialidades, pode organizar os assuntos em sequência ou separar “palcos virtuais” simultâneos, para que seus espectadores decidam o que assistir e como assistir. Assim, você cria um evento verdadeiramente único e profissional.

Replay garantido

Deseja disponibilizar um replay para seus assinantes? Sem problemas! Com a Plataforma Videalize, você pode fornecer uma cópia do evento, seja na área de assinantes (algo que também criamos) ou nas suas redes sociais. Você escolhe!

Acessibilidade, tradução simultânea e muito mais!

Isso não é tudo. A plataforma online da Videalize transforma seu evento online em um verdadeiro show, oferecendo libras e tradução simultânea de forma simples e totalmente customizada, preparação para seu evento, incluindo distribuição de convites, crachás e salas separadas, onde você pode transmitir o mesmo conteúdo para um número limitado de pessoas ou transmitir vários conteúdos ao mesmo tempo para espectadores diferentes, e muito mais.

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